perencanan

Fuadina islamy

Perencanaan dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin di capai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Tujuan-tujuan prusahaan terdiri dari empat tujuan, yaitu

1. Tujuan Organisasional

Ditujukan untuk dapat mengenali keberadaan manajemen sumber daya manusia (MSDM) dalam memberikan kontribusi pada pencapaian efektivitas organisasi. Walaupun secara formal suatu departemen sumber daya manusia diciptakan untuk dapat membantu para manajer, namun demikian para manajer tetap bertanggung jawab terhadap kinerja karyawan. Departemen sumber daya manusia membantu para manajer dalam menangani hal-hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

2. Tujuan Fungsional

Ditujukan untuk mempertahankan kontribusi departemen pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Sumber daya manusia menjadi tidak berharga jika manajemen sumber daya manusia memiliki kriteria yang lebih rendah dari tingkat kebutuhan organisasi.

3. Tujuan Sosial

Ditujukan untuk secara etis dan sosial merespon terhadap kebutuhan-kebutuhan dan tantangan-tantangan masyarakat melalui tindakan meminimasi dampak negatif terhadap organisasi. Kegagalan organisasi dalam menggunakan sumber dayanya bagi keuntungan masyarakat dapat menyebabkan hambatan-hambatan.

4. Tujuan Personal

Ditujukan untuk membantu karyawan dalam pencapaian tujuannya, minimal tujuan-tujuan yang dapat mempertinggi kontribusi individual terhadap organisasi. Tujuan personal karyawan harus dipertimbangkan jika parakaryawan harus dipertahankan, dipensiunkan, atau dimotivasi. Jika tujuan personal tidak dipertimbangkan, kinerja dan kepuasan karyawan dapat menurun dan karyawan daUnsur-unsur Perencanaan Strategis

Jenis-jenis rencana:

1.       rencana menurut subyeknya

·         rencana produksi

·         rencana pemasaran

·         rencana finansial

·         rencana tenaga kerja

2.       rencana menurut ruang lingkupnya

·         Strategic Plan (perencanaan strategis),yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan komprehensif arah dari tindakan organisasi atau subunit organisasi.

·         Operational Plan (perencanaan operasional),yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan renvana strategis.

3.       rencana menurut penggunanya

·         Standing Plan,yaitu rencana yang dilakukan berulang-ulang.

o   Policies (kebijakan) yaitu standing plan yang mengkomunikasikan tentang paduan bagi keputusan dan tindakan dalam keadaan tertentu.

o   Procedure,yaitu standing plan yang meliputi urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.

o   Rules,peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan.

·         Single-use plan,yaitu rencana yang dipakai hanya satu kali untuk setip periode waktu.

o   Budget,adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam aktivitas,proyek,dan program organisasi.

o   Project schedule,adalah rencana yang meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi.

o   Programs,yaitu rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut penggunaan sumber-sumber daya di masa yang akan datang.

4.       rencana menurut organisasi

·         rencana perusahaan

·         rencana divisi

·         rencana departemen

·         rencana proyek

Periode/jangka waktu rencana

Rencana menurut horizon waktu:

a.       rencana jangka pendek (kurang dari ssatu tahun)

b.      rencana jangka menengah (1-2 tahun)

c.       rencana jangka panjang (3 tahun atau lebih)

perencanaan tradisional

Lima langkah yang dibutuhkan untuk menyusun perencanaan:
1. Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
5. Mempertahankan pengendalian
Perencanaan tradisional pada umumnya harus memiliki, mengetahui dan memperhitungkan
beberapa unsur pokok, yaitu:
- Tujuan akhir yang di kehendaki
- Sasaran-sasaran dan prioritas
- Jangka waktu mencapai sasaran-sasaran tersebut
- Masalah-masalah yang di hadapi
- Modal atau sumberdaya yang di gunakan
- Orang, organisasi atau badan pelaksananya
- Mekanisme pemantauan

Pendekatan perencanaan

v  Perencanaan dari atas ke bawah (top down planing)

Perencanaan yang dibuat oleh manajemen puncak,sedangkan level manajemen di bawahnya tinggal melaksanakan rencana tersebut.

v  Perencanaan dari bawah ke atas (bottom up planing)

Suatu rencana yang diusulkan dari tingkat bawah untuk dapat disetujui oleh manajemen puncak

Proses dalam perencanaan strategis

         i.            Tentukan tujuan

Manajer harus memilih tujuan strategis.pemilihan ini dipengaruhi oleh maksud,misi,nilai-nilai,dan kekuatan serta kelemahan organisasi.

       ii.            Analisa lingkungan

Tujuan yang telah dipilih harus dicek dan disesuaikan dengan faktor-faktor ekstern yang ada.Misalnya,faktor ekonomi,sosial-budaya,politik,peraturan pemerintah,hukum dan lain-lain.

      iii.            Menetapkan ukuran

Manajer harus menentukan guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.Dengan menentukan ukuran ini maka akan memudahkan menentukan apakah kegiatan tersebut berhasil atau tidak.Penentuan tujuan dan langkah pencapaiannya oleh bagian organisasi.Setelah manajemen puncak menentukan tujuan umum dengan pencapaian dalam jangka panjang,maka manajemen ditingkat bawah juga perlu membuat rencana-rencana guna mendukung tercapainya tujuan tersebut.

     iv.            Bandingkan rencna bawahan dengan rencana strategis

Rencana yang telah dibuat oleh sub-sub unit atau manajemen ditingkat bawah dengan perlu  diteliti kesesuaiannya dengan rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).

       v.            Hilangkan perbedaan yang terjadi

Bila terdapat adanya perbedaan antara rencana yang dibuat oleh manajemen tingkat bawah dengan rencana strategis,maka perlu adanya penyesuaian satu sama lain,sehingga perbedaan rencana tidak terjadi.

     vi.            Memilih alternatif

Manajer harus mampu mengevaluasi dan  memilih alternatif yang terbaik.

    vii.            Penerapan perencanaan strategis

Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas,dan kemudian dirinci dalam kegiatan-kegiatan organisasi.

  viii.            Mengukur dan mengawasi kemajuan

Rencana yang telah dilakukan perlu diukur dan diawasi kemajuannya untuk menghindari terjadinya kegagalan-kegagalan.

TIGA TINGKATAN STRATEGI PERUSAHAAN

Dengan adanya kerumitan pada manajemen strategik internasional, peusahaan perlu menyusun strategi untuk tiga level yang berbeda dalam organisasi. Level strategi internasional ini, seperti yang digambarkan diatas adalah:

1.       Korporat

2.       Bisnis, dan

3.       Fungsional.

1.       Strategi korporat

Strategi korporat (corporate strategy) berusaha menjelaskan wilayah bisnis yang ingin dimasuki perusahaan. Setiap perusahaan telah menjawab pertanyyan tentang wilayah bisnisnya dengan cara yang berbeda. Perbedaan jawaban itu mencerminkan kekuatan dan kelemahan perusahaan yang berbeda dan juga penilaian yang berbeda atas kesempatan dan ancaman yang disebabkan oleh lingkungan ekonomi dan politik global. Perusahaan dapat menggunakan salah satu bentuk strategi korporat: strategi bisnis tubggal:

a.       Single- business strategy,

b.      Strategi diversifikasi berhubungan (related diverification strategy), dan

c.       Strategi diversifikasi yang tidak berhubungan (unrelated diversification strategy).

a.       Strategi bisnis tunggal (single businnes strategy)

Keuntungan paling signifikan strategi ini adalah perusahaan dapat mengkonsentrasikan seluruh sumber daya dan keahliannya pada produk atau jasa. Akan tetapi, strategi ini meningkatkan kerentanan perusahaan terhadap persaingan dan perubahan lingkungan eksternal.

yang diangkat dari model kebijakan Harvard. SWOT merupakan kepanjangan dari

strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats

(ancaman), yang dikaji dari masyarakat, sebagai dasar bagi penyusunan strategi untuk

mencapai tujuan dan sasaran dalam bidang isu-isu kunci. Sorkin, Ferris, dan Hudak

(1984) mengidentifikasi unsur penting lainnya, yaitu langkah-langkah dasar perencanaan

strategis di tingkat masyarakat, yang terdiri dari:

(1) mengkaji lingkungan (scan the environment);

(2) memilih isu-isu kunci (select key issues);

(3) merumuskan pernyataan misi atau tujuan umum/visi (set mission statements or 

broad goals);

(4) melakukan kajian eksternal dan internal (undertake external dan internalpat meninggalkan organisasi.

Jenis-jenis pengambilan keputusan

1. Pengambilan keputusan kelompok (group decision making)

Umumnya keputusan dalam organisasi dibuat oleh lebih dari satu orang.Ada beberapa cara untuk mendorong kreativitas dari kelompaok,yaitu:

·         Brainstorming:yaitu suatu teknik yang mendorong anggota kelompok untuk menemukan ide-ide sebanyak mungkin dari suatu topiik tanpa menilai ide tersebut.

·         Nominal Group Technique (NGT) yaitu tindiveknik yang menggabungkan pekerjaan individu dan kelompok dalam suatu aturan tertentu.

·         Synectic yaitu teknik yang menggunakan suatu analog untuk membantu anggota kelompok melihat masalah dari perspektif yang baru.

2. Pengambilan keputusan berdasarkan sifat (characteristic decision making)

Pengambilan keputusan berdasarkan sifat dapat dikelompokkan sebagai berikut:

·         Keputusan Auto-Generated,adalah keputusan yang diambl dengan cepat sehingga kurang memperhatikan,mempertimbangkan data,fakta,informasi,tempat dan lain sebagainya.Keputusan semacam ini mempunyai risiko yang besar.Keputusan seperti ini diambil biasanya dalam kndisi darurat.

·         Keputusan induced,adalah keputusan diambil mempertimbangkan data,fakta informasi,situasi,tujuan dan analisa-analisa tertentu.Keputusan ini lebih rasional dan dapat ,serta risiko yang terjadi dapat diminimalkan.

Keputusan Auto-Generated dan keputusan Induced di atas dapat dikelompokkan ke dalam jenis keputusan individu (individual decision).

3. Keputusan berdasarkan tingkatan organisasi

Keputusan juga dapat dengan tingkatan organisasi atau level manajer.Jenis keputusan ini dapat digambarkan sebagai berikut:

Keputusan tak terprogramatau tak terstruktur diambil apabila terdapat masalah-masalah yang jarang terjadi atau masalah-masalah yang tidak bersifat rutin.Sedangkan keputusan terprogram diambil apabila masalah-masalah yang terjadi bersifat rutin.Contoh keputusan terprogram ;aturan atau tata tertib.

Model pengambilan keputusan

Model-model dalam pengambilan keputusan:

Ø  Classica decision model,dimana manajer memiliki informasi sempurna dalam lingkungan tertentu.Manajer dapat mengetahui problem dengan jelas,dan tahu setiap alternatif yang mungkin dan konsekuensinya.Hal ini sering disebut dengan istilah optimasi keputusan yaitu memilih alternatif yang memberikan solusi terbaik bagi problem organisasi.

Ø  Behavioral decision model,dimana informasi yang dimiliiki manajer tidak sempurna dan mengasumsikan bahwa orang bertindak berdasarkan nilai yang mereka terima tentang suati situasi.Hal ini sering disebut dengan istilah satisficing decision adalah merupakan pemilihan alternatif yang paling memuaskan dari beberapa alternatif yang ada.

Langkah-langkah pengambilan keputusan

Ada 4 langkah dalam pengambilan keputusan agar efektif yaitu:

v  Identifikasi problem,yaitu perbedaan antara sekarang dengan keadaan yang diinginkan.Ini meliputi:

·         Scanning stage,yaitu memonitor situasi kerja dan perubaha lingkungan yang dapat menimbulkan masalah atau problem.

·         Categorization stage,yaitu mengkategorisasikan perbedaan antara situasi sekarang dengan situasi yang diinginkan,apakah perbedaan itu akan menjadi masalah bagi perusahaan atau tidak.

·         Diagnosis stage,meliputi pengumpulan informasi tambahan dan mendiagnosa penyebab dan akibat yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.

v  Mencari alternatif solusi

v  Evaluasi dan memilih alternatif

Ada beberapa kretera umum untuk menilai suatu alternatif,yaitu:

·         Feasibility menilai apakah suatu alternatif dapat dicapai dengan batasan-batasan yang ada dalam organisasi)

·         Quality (menilai apakah alternatif tersebut efektif untuk menyelesaikan masalah yang ada)

·         Acceptability (tingkat penerimaan pembuat keputusan dan orang lain yang berhubungan terhadap alternatif tersebut.

·         Costs (berapa sumber daya yang dibutuhkan dan apa efek samping dari suatu alternatif secata mudah)

·         Reversibility (kemampuan untuk mengganti alternatif secara mudah)

v  Implementasi dan memonitor solusi yang dipilih.